Grip op je grafisch bedrijf
Stappenplan voor een goed KPI-dashboard
Inhoudsopgave
Inleiding
Hoe efficiënt is mijn databeheer? (probleem, symptomen)
Wat levert een KPI-dashboard mij op? (oplossing)
Hoe zet ik een KPI-dashboard op? (aanpak)
Hoe vermijd ik valkuilen? (tips)
Inleiding
Veel grafische bedrijven willen hun bedrijfsvoering meer efficiënt en rendabel maken. Als je
dat beoogt, heb je tactische informatie nodig over wat je wilt bereiken en waar je nu staat.
Op allerlei gebieden: financieel, verkoop, logistiek, productie, enz. Vaak is die data wel in je
organisatie aanwezig, maar versnipperd. Daardoor heb je gebrek aan inzicht en overzicht
om (bij) te sturen. Zo loop je kansen mis, en dat is zonde en onnodig. De oplossing? Alle
relevante informatie centraal verzamelen, analyseren en visualiseren met een KPI-
dashboard.
In dat KPI-dashboard houd je bij hoe jouw bedrijf presteert op punten die jij cruciaal vindt voor je
bedrijfsvoering. Deze KPI’s (Key Performance Indicators of kritieke prestatie-indicatoren) zijn
maatstaven of parameters die je inzicht geven in met name jouw bedrijf, jouw klanten en jouw
leveranciers. Waar het goed gaat en minder goed. Vervolgens kun je met behulp van het KPI-
dashboard op strategisch vlak onderbouwde beslissingen nemen en bijsturen. Het vormt een
solide basis voor de toekomst van jouw grafisch bedrijf.
In dit eBook lees je waarom het voor een grafisch bedrijf van essentieel belang is om aan efficiënt
databeheer te doen. Vervolgens wordt duidelijk welke soort informatie dan relevant is en welke
KPI’s daarbij kunnen gelden (dit eBook veronderstelt enige voorkennis omtrent KPI’s). Daarna ga
je stap voor stap naar een goed KPI-dashboard. Tot slot ontdek je welke valkuilen er bij het
opzetten van een KPI-dashboard zijn en hoe je die kunt vermijden.
Dit eBook helpt je om te komen tot een goed KPI-dashboard, zodat jij meer grip krijgt op jouw
organisatie!
Hoe efficiënt is mijn databeheer?
Een grafisch bedrijf runnen is vaak complex. Je kunt te maken hebben met veel
verschillende processen, zoals inkoop, calculatie, orderverwerking, productie en planning.
Daarbij moet je rekening houden met andere marktpartijen of ketenpartners, waaronder
klanten, leveranciers en concurrenten. Die markt is vol dynamiek. Denk aan fluctuerende
papier-, karton- en brandstofprijzen, oprukkende digitalisering en veranderende
klantbehoeften. Door die dynamiek is niets meer vanzelfsprekend en als je daarin wilt
overleven kun je niet afwachten. Je moet tijdig reageren of liever nog: anticiperen. Daarom
wil je exact weten wat er speelt, binnen en buiten je bedrijf. Ofwel: je wilt je data efficiënt
beheren.
Een grafisch bedrijf is veelzijdig, hoe klein of groot het ook is en ongeacht of de kernactiviteit
productie of handel is. Veel processen hangen met elkaar samen en gebeuren door interactie met
externe partijen. Naast klanten en leveranciers kunnen dat bijvoorbeeld ook collega-bedrijven,
koeriers en distributeurs zijn.
Dynamische markt
Elk grafisch bedrijf maakt onderdeel uit van een bepaalde sector, maar ook van de economie.
Ontwikkelingen die daarin plaatsvinden werken vroeg of laat door op je bedrijf (dus waarom niet op
je bedrijfsvoering?). Sommige ontwikkelingen zijn branchespecifiek, zoals de schaarste aan papier
en karton, de groeiende behoefte aan kleinere oplages en de oprukkende digitalisering van
drukwerk. De meeste zijn echter generiek, zoals stijgende prijzen, kortere levertijden, dalende
vraagvolumes en afnemende klantentrouw naast bijvoorbeeld een krappe arbeidsmarkt en verloop
van personeel.
Deze externe ontwikkelingen dwingen je om keuzes te maken over jouw processen. Niet eenmalig,
maar continu. Externe dynamiek vraagt om interne flexibiliteit. Ze voedt jouw behoefte om real-
time inzicht te hebben in de haalbaarheid van orders, ook omdat je meer moet doen in minder tijd,
terwijl je liquiditeitsproblemen probeert te voorkomen. Je zult risico-analyses willen maken en
daarvoor heb je (historische) data nodig die betrouwbaar en compleet is.
Dat de markt snel en voortdurend verandert, kan bedreigend zijn, maar biedt ook kansen. Dit
eBook helpt je op weg om door beter databeheer bedreigingen te weren en kansen te grijpen.
Gebrekkig databeheer
Om jouw organisatie in deze dynamiek te sturen, heb je veel, uiteenlopende data nodig. Louter
financiële data (omzet, marges) volstaat niet, ook omdat je dan veelal alleen weet wat er al
gebeurd is (achteraf). Daarnaast heb je ook bijvoorbeeld productiedata, logistieke data en
klantgegevens nodig. Want je wilt goed inzicht hebben in de processen en prestaties. Hoeveel
offertes worden orders? Hoeveel tijd kost het produceren van een bepaald product? Hoe tevreden
zijn mijn klanten? Waarom wijken bepaalde calculaties altijd af? Enzovoorts.
In elk grafisch bedrijf is weliswaar veel stuurinformatie aanwezig. Maar vaak is die verspreid over
verschillende afdelingen, systemen (ERP, CRM, MIS), applicaties (planning, prepress) en zelfs
spreadsheets (Excell). Dat komt vooral doordat menig grafisch bedrijf qua informatietechnologie
ooit begon met een eenvoudig calculatieprogramma. Later werd dat uitgebreid met meerdere
functies en vervolgens aan elkaar geknoopt met applicaties van andere afdelingen. Zo ontstonden
op organische wijze digitale omgevingen met weinig structuur en samenhang.
Naast die versnippering is de data vaak niet eenduidig opgeslagen (geen uniformiteit) en sluiten
processen vaak niet op elkaar aan (geen integratie).
Inzicht en overzicht
Het gebrek aan structuur en samenhang heeft grote nadelen en risico’s. Het bijhouden en
ontsluiten van al die data kan veel tijd en inspanning kosten en is gevoelig voor fouten. Zeker
wanneer dat op meerdere plekken en handmatig moet gebeuren door verschillende medewerkers.
Hoe wil je de juistheid en actualiteit van de data dan verifiëren? Hoe weet je bijvoorbeeld welke
prijsdata juist is? Daarnaast kun je slecht overzien welke gevolgen een verandering op één vlak
voor andere processen in je organisatie heeft. Hoe link je calculaties in Excell met je planning,
voorraadbeheer of productiebezetting? Welke invloed heeft een (verkeerde) prijs op jouw marge?
Enzovoorts.
Wat levert een KPI-dashboard mij op?
Mist het databeheer van jouw grafisch bedrijf structuur en samenhang? Dan is een KPI-
dashboard dé oplossing. Daarmee beschik je over één centraal instrument om al je
sturingsdata real-time te beheren en te visualiseren. De opgeslagen data is betrouwbaar,
geïntegreerd, up-to-date en toegankelijk, zodat je die snel en efficiënt kunt raadplegen, én
delen. Dankzij het KPI-dashboard kun je jouw bedrijfsvoering voortaan actueel en
verantwoord (bij)sturen.
Een KPI-dashboard maakt het mogelijk om je applicaties, databases en (sub)systemen te
integreren. Je hoeft orders, planning, prijzen, personele bezetting, enzovoorts, maar één keer in te
voeren. Je beschikt dus altijd over de juiste, eenduidige informatie, die je bovendien overal in je
organisatie kunt raadplegen. Zo kan een planner moeiteloos en snel door orders navigeren om de
voortgang en specificaties, zoals materiaal, formaat en oplage, actueel te volgen.
Tegelijkertijd biedt een KPI-dashboard ook handvaten om tijdig en effectief in te grijpen. Op basis
van de geïntegreerde data kun je al sturen voordat de financiële resultaten bekend zijn in plaats
van achteraf te analyseren waardoor een bepaald resultaat is ontstaan. Door notificaties in te
stellen, bijvoorbeeld bij het naderen van een afleverdatum, het opraken van voorraad of het
uitblijven van een betaling, kan de verantwoordelijke medewerker meteen actie ondernemen. Denk
aan meer personeel inzetten, papier bijbestellen, een betalingsherinnering versturen of zelfs een
order on hold zetten.
Welke informatiebehoeften?
KPI’s zijn gekoppeld aan je organisatiedoelen en hebben zo te maken met je
ondernemingsstrategie. Het bepalen van die strategie, meestal voor middellange termijn, valt
buiten het bestek van dit eBook, net als het kiezen van KPI’s, dat immers per grafisch bedrijf
verschilt. Wat voor de een essentieel is, is voor een ander niet relevant. De informatiebehoeften
die aan de KPI’s ten grondslag liggen, zijn echter voor veel bedrijven identiek. Zij helpen je jouw
KPI’s af te bakenen en bepalen hoe je je KPI-dashboard opzet.
De meest relevante informatiebehoeften van grafische bedrijven hebben betrekking op financiën,
verkoop, logistiek, productie en inkoop. Deze informatiebehoeften en mogelijke KPI’s komen
achtereenvolgens aan bod, zonder volledigheid te betrachten.
A. Financiën
Belangrijke KPI-voorbeelden op het gebied van financiën zijn:
- omzet (begroot versus behaald)
- bruto marge
- openstaande posten
- budget (begroot versus besteed)
- budget per klant
- voorraad
- betaalgedrag per klant
- waarde machinepark
- loonkosten
B. Verkoop
Belangrijke KPI-voorbeelden op het gebied van verkoop zijn:
- orderintake
- gemiddelde bestelwaarde
- openstaande offertes
- artikelen op voorraad
C. Logistiek
Belangrijke KPI-voorbeelden op het gebied van logistiek zijn:
- orders op tijd verzonden
- waarde actuele voorraad en halffabrikaten
- voorraad voor klanten
- eigen transport vs. koeriertransport
- europallets
D. Productie
Belangrijke KPI-voorbeelden op het gebied van productie zijn:
- klachten
- bezetting machinepark in relatie to bezetting personeel
- productiegetallen (vouws, prints, enz.)
- aantal ingeplande uren
- output van drukmachines
- productgroepen
- insteltijden
- afvalstromen
E. Inkoop
Belangrijke KPI-voorbeelden voor Inkoop zijn:
- brandstof
- papier/grondstof
- inkoop derden
Hoe zet ik een KPI-dashboard op?
Het opzetten van een KPI-dashboard kun je op verschillende manieren aanpakken: lineair of
pragmatisch. In beide gevallen zul je veelal dezelfde afwegingen maken, maar in een andere
volgorde. Dit eBook beschrijft aan de hand van een globaal stappenplan welke aspecten en
overwegingen daarbij van belang zijn.
A. Lineaire aanpak
1. Wat wil ik bereiken?
Een KPI-dashboard is een hulpmiddel om je bedrijfsstrategie te volgen en bij te sturen. Om dat op
te zetten, moet je dus eerst weten waar je met je bedrijf heen wilt. Er zijn allerlei methoden om je
strategische doelstellingen te bepalen. Welke methode je kiest, hangt onder andere samen met je
huidige manier van leidinggeven (bijvoorbeeld meer top-down of bottom-up) en met je
waardestrategie (bijvoorbeeld meer prijsvechter, innovatief of klantgericht). Het valt buiten het
bestek van dit eBook om alle methoden te beschrijven, maar we geven twee voorbeelden.
Een mogelijke aanpak is om de top eerst een strategische visie te laten ontwikkelen. Die visie
beschrijft het toekomstige doel van je organisatie (waar liggen de kansen, waar ga je voor?) op
uiteenlopende gebieden, zoals financiën, markten, producten en diensten, locatie en techologie.
Vervolgens vertaal je de visie naar doelstellingen en actieplannen voor de onderliggende niveaus
(afdelingen, groepen).
Een andere (top-down) aanpak is om eerst een visie te ontwikkelen op de succesfactoren van het
bedrijf en haar vermogen om succesvol te blijven. Dat kan vanuit verschillende perspectieven: de
klantbehoeften en -tevredenheid, de interne organisatie van processen, de financiële situatie en
het innovatief vermogen. Op basis van de succesfactoren bepaal je een missie en de strategische
doelstellingen die je dan in de organisatie toetst om er consensus over te bereiken.
Elke methode heeft bepaalde voor- en nadelen en is op haar manier effectief en verhelderend. Ze
maakt duidelijk wat je strategische doelstellingen zijn en welke managementinformatie je nodig
hebt om die te bereiken. Je kunt ook verschillende methoden combineren om de resultaten te
vergelijken en vervolgens de informatiebehoeften uit te breiden of juist aan te scherpen.
2. Wat is de scope van mijn KPI-dashboard?
De scope kan per KPI-dashboard verschillen. Is het bestemd voor de hele organisatie, een
bepaalde afdeling of misschien zelfs een specifiek team? Een goed KPI-dashboard is afgestemd
op de specifieke gebruikers. Zo kan het KPI-dashboard voor de afdeling financiën vrij statisch
(behaalde resultaten) zijn, terwijl de afdeling verkoop juist een dynamisch KPI-dashboard wil
hebben om fluctuaties in de vraag en trends te kunnen monitoren. Daarnaast is het mogelijk om
tijdelijke dashboards te creëren, bijvoorbeeld voor een (marketing)campagne.
3. Welke data heb ik nodig?
Een KPI-dashboard bevat data voor specifieke gebruikers. Om te achterhalen welke data relevant
is, vertaal je de informatiebehoeften, zoals continuïteit, groei, marktpositie, serviceniveau,
tariefstelling en inzet van bedrijfsmiddelen, naar de belangrijkste KPI’s voor deze gebruikers. Het
gaat dan vooral om metrische gegevens, uitgedrukt in euro’s, aantallen, statistieken en
percentages. Denk aan productiecijfers, voorraadniveaus, personeelsbezetting,
verkoopopbrengsten, cashflow, omloopsnelheid debiteuren, omzetgroei, nettoresultaat per
afdeling, groei marktaandeel, leversnelheid, prijsniveau t.o.v. concurrenten, kostprijs per dienst en
bezettingsgraad.
4. Hoe visualiseer ik de data?
Het is moeilijk om op basis van ruwe data inzicht te krijgen in je strategie en activiteiten te
ontplooien. Door de data te visualiseren, worden ze begrijpelijker, toegankelijker en zul je eerder
verbanden en trends ontdekken. Bepaal daarom hoe je de informatie uit de verschillende
databronnen in je KPI-dashboard op één scherm wilt visualiseren (indeling, kleuren, vormen, enz.).
Daarmee kun je in één oogopslag zien hoe jouw bedrijf, afdeling of team ten opzichte van de
gestelde doelen presteert.
5. Hoe analyseer ik de data?
KPI’s krijgen pas werkelijk betekenis wanneer je de data analyseert en acties onderneemt. Verdiep
je dus in de uitkomsten, probeer te doorgronden wat er gebeurt, of eventuele verschillen en trends
siginificant genoeg zijn om uit te diepen of actie te ondernemen. Alleen op basis van de juiste
interpretaties kun je effectief bijsturen. Je bevindingen kun je vastleggen in een KPI-rapportage om
met anderen te delen. Wees selectief in de onderwerpen en diepgang van de rapportage door
eerst te bepalen welk doel de rapportage dient en voor welke doelgroep deze bestemd is.
Iteratief proces
In de praktijk kunnen de verschillende stappen elkaar (deels) overlappen. Zo kun je er tijdens het
definiëren van je KPI’s achter komen dat ze niet of onvoldoende aansluiten op de gestelde doelen.
In dat geval kun je de doelstellingen bijstellen. Of misschien ontdek je bij het analyseren van de
prestaties dat je bepaalde KPI’s juist meer of minder frequent wilt volgen en dat je je dashboard
moet aanpassen. Het opzetten van een KPI-dashboard is dan ook vaak een iteratief of cyclisch
proces waarbij je voortdurend verfijnt en optimaliseert.
B. Pragmatische aanpak
Naast een lineaire aanpak, waarbij je achtereenvolgens de vijf stappen doorloopt, kun je ook
pragmatisch (conceptueel) te werk gaan. Dat kan door een bestaand, werkend dashboard als
basis te gebruiken om van daaruit te inventariseren welke KPI’s, informatiebehoeften,
doelstellingen en visie voor jou relevant zijn. Je gaat dus vanuit een reeds gevisualiseerde
oplossing jouw behoeften in detail identificeren. Op basis van die inventarisatie kun je vervolgens
het KPI-dashboard op maat maken. Deze aanpak is het meest effectief wanneer je een
(standaard) KPI-dashboard gebruikt dat al specifiek op de grafische industrie is afgestemd.
crossmedia.rainbowsolutions.nl
